Dziennik pracy jest rejestrem wszystkich spraw jakimi zajmuje się pracownik w firmie
Podstawową jego funckją jest kontrola i monitoring obiegu informacji, pozwala na rozdzielanie zadań na poszczególnych pracowników, przekazywania ich między nimi i informowania o etapie na jakim znajduje się sprawa.
Przełożeni mogą wyznaczać pracowników do konkretnych zadań i kontrolować sposób i termin realizacji powierzonego zadania, Pracownicy mogą określać wykonanie lub postęp sprawy lub też po załatwieniu etapu sprawy przekazać ją dalej do managera lub do kolejnego pracownika.
Opis Dziennika
Dziennik pracy integruje w sobie wszystkie funkcje potrzebne do prawidłowego obiegu informacji w firmie, współpracuje dodatkowo z:
- książką adresową – możemy w prosty i czytelny sposób przeglądać sprawy związane z jednym kontrahentem, dzięki czemu łatwo w jedną chwilę przejrzymy całą historię kontaktów jaka miała miejsce
- managerem projektów – połączyć można określone sprawy z projektami dzięki czemu będziemy mogli kontrolować nie samą pojedynczą sprawę lecz cykl działań różnych osób i terminów za pomocą których chcemy zrealizować jakiś cel.
- Modułem rozliczania czasu pracy (time sheet) – możliwe jest po przydzieleniu pracownikowi sprawy o wykonania określenia planowanego czasu w jakim sprawa ma być załatwiona i terminu do kiedy daną sprawę należy załatwić. Każdy okres poświęcony wykonaniu danej sprawie w określony dzień może być zarejestrowany poprzez dodania karty czasu pracy do sprawy, która pozwoli na zarejestrowanie zużytego na daną sprawę czasu a wszystko to 2 kliknięcia na ekranie.
- Kontrolą wykonania sprawy w zaplanowanym terminie – manager firmy może wobec pracowników jakimi zarządza poprzez jedno klikniecie na ekranie dziennika zobaczyć wszystkie sprawy zaległe które nie zostały załatwione w zdefiniowanych terminach. Może widok spraw ograniczyć do spraw swoich, określonej grupy domyślnej dla siebie, dowolnie określonej przez managera grupy osób czy w końcu do pojedynczej osoby.
- Podłączaniem plików – do sprawy można podłączyć pliki, dzięki czemu w jednym miejscu możemy odnaleźć wszystkie informacje jakie dotyczą danej sprawy
- Dziennikiem korespondencji, Biurem podawczym, e – kancelarią –listy, faksy, skany zarejestrowane w jednym z systemów rejestracji informacji wchodzących i wychodzących zostają zapisane w dzienniku pracy osoby określonej przez sekretariat przy rejestracji nowych informacji.
- Systemem typów, stanów, kategorii spraw i priorytetów – pozwala na ułożenie w dzienniku systematyki informacji w sposób dopasowany do aktualnych potrzeb.
- System sortowania i wyszukiwania – pozwala nam na sortowanie według czasu, osób odpowiedzialnych, stanu sprawy, nazwy, kategorii itp. Panel wyszukiwania pozwala na przeszukiwanie całej bazy pod kontem wpisanego w tematach i opisach spraw tekstu.
- Pocztą email – dzięki integracji z korporacyjnym serwerem poczty email każdy tworzony lub wysyłany email za pomocą jednego ruchu myszką może zostać zapisany w dzienniku pracy stając się elementem firmowego zasobu wiedzy. Wszystkie podłączone do maila pliki automatycznie zostają podłączone do sprawy, a adres email do którego wysłaliśmy informację lub ją otrzymaliśmy (o ile był wcześniej zarejestrowany w firmowej bazie kontaktów) automatycznie podłącza informację do właściwego kontaktu.
- Serwerem Faksu – Pośrednio poprzez moduły rejestracji informacji wchodzących w dziennikach pracy znajdują się wszystkie faksy jakie przyszły do firmy.
Podsumowując Dziennik Pracy to znakomite narzędzie do zarządzania firmową informacją, jego najlepszą cechą jest jego prostota. Wielość możliwości jakie udostępnia nie powoduje utrudnienia w pracy. Ekran użytkownika pomyślany jest w ten sposób by przy każdej funkcji programu posługiwać się niemal takim samym formularzem. Dzięki temu praca z programem jest prosta i nie stanowi problemu dla przeciętnego użytkownika.
Dodatkowym atutem jest to, że nie trzeba używać wszystkich funkcji ofertowanych przez program, wszystko zależy od stopnia w jakim ma on nam pomóc w pracy
Przykład formularza do edycji sprawy
