Skanuj dokumenty, twórz własne rejestry, wyeliminuj czas poświęcany na szukanie informacji w firmie.
Program e-archiwum to dobre narzędzie do uporządkowania dowolnych dokumentów w firmie - mechanizm samodzielnego nazywania pól w formularzach do opisywania dokumentów pozwala przygotować sobie "swój własny, najbardziej dopasowany do naszej potrzeby rejestr" Program przeznaczony jest dla biur.
Idea jest prosta:
- Zdefiniuj dokumenty ważne dla twojego biznesu
- Załóż właściwe do rejestracji dokładnie tych dokumentów formularze w naszym archiwum
- Użyj dowolnego urządzenia wielofunkcyjnego, skanera lub aparatu do dygitalizowania dokumentów
- Zarejestruj zdygitalizowane dokumenty w prostych rejestrach e-archiwum
- Oryginały dokumentów odłóż na półkę a jeśli nie potrzebujesz oryginałów to wyrzuć.
Funkcjonalność
- Możliwość założenia czterech oddzielnych rejestrów dokumentów
- Możliwość założenia dowolnie wielu typów dokumentów w rejestrze
- Oddzielne zestawienia dla każdego rejestru dokumentów
- Mechanizm exportu danych z rejestru do programu MS Excel
- Możliwość integracji z dowolnym urządzeniem wielofunkcyjnym lub skanerem
- Możliwość integracji z serwerem faksu
Prostota
- Prosta obsługa, intuicyjny interfejs
- Istotnym ułatwieniem jest wbudowany generator formularzy, który pozwala dopasować archiwum do rejestrowania dowolnego typu dokumentu.
- Dostęp do danych przez dowolna przeglądarkę internetową - bez konieczności instalowania oprogramowania na komputerach pracowników
- Dokumenty dostępne w postaci plików PDF
Bezpieczeństwo
- Możliwość podłączenia do firmowego mechanizmu wykonywania kopii bezpieczeństwa.
- Przesyłania do pracowników potwierdzenia o zarejestrowaniu dokumentu w archiwum.
- Dostęp do archiwum zgodnie z polityka bezpieczeństwa firmy (z każdego komputera w firmie lub z poza firmy)
- Oferujemy usługę administracji serwerami klienta ( szczególnie zalecana przy udostępnieniu danych przez Internet)
Skalowalność
- Archiwum dostosowane jest do faktu, że ilość dokumentów w każdej organizacji jest coraz większa. Znakomicie sprawdza się w prowadzeniu małych podręcznych rejestrów umów, faktur kosztowych, czy nawet ewidencji środków trwałych ale również znakomicie sprawdza się w środowiskach produkcyjnych gdzie nie ma potrzeby ewidencjonowania bardzo dużej ilości typów dokumentów za to problemem jest wielka ilość dokumentów tego samego rodzaju.
- Na bazie tego samego „silnika” na jakim przygotowane jest dla państwa archiwum, zostały wykonane rozwiązania dedykowane rejestrujące od kilkunastu do kilkudziesięciu tysięcy dokumentów miesięcznie.
- Dostarczamy kompletne i gotowe do pracy systemy archiwizacji. Główne elementy systemu to:
- Oprogramowanie archiwum
- Dedykowany serwer do przechowywania dokumentów i baz danych archiwum
- Skaner lub urządzenie wielofunkcyjne do skanowania dokumentów
- Rozwiązanie do tworzenia kopii bezpieczeństwa gromadzonych danych (lub współpraca z firmowym systemem backup)
Przykłady zastosowań
Rejestr dokumentów związanych z bezpieczeństwem kupieckim
- dokumenty rejestrowe firm
- wnioski o udzielenie kredytów kupieckich
- decyzje o przyznaniu lub uchyleniu kredytu
Rejestr dokumentów wewnętrznych
- teczki osobowe pracowników
- druki delegacji
- umowy partnerskie itp
Rejestr dokumentów zewnętrznych - umowy
- zawierane z kontrahentami
- zawierane ze sprzedawcami
- zawierane z wynajmującymi
Rejestr faktur
- kosztowych - podział na dowolną ilość kosztów rodzajowych
- sprzedażowych - rejestr terminów płatności
- Rejestr dokumentów gwarancyjnych
- Rejestr protokołów zdawczo odbiorczych
- Rejestracja dokumentów wymaganych przepisami prawa
Integracja rozwiązań
- E-Archiwum może stanowić uzupełnienie dla już pracujących systemów typu ERP, CRM, Office rozszerzając ich funkcjonalność. Rozwiązanie współpracuje z większością popularnych systemów operacyjnych, przez co jest bezpieczną inwestycją w dobie ciągle zmieniających się standardów informatycznych.
- E-Archiwum usprawnia pracę użytkowników, obniża koszty obsługi i zwiększą bezpieczeństwo dostępu i przechowywania informacji. Zarządzanie Archiwum jest bardzo efektywne, a korzyści z jego zastosowania osiąga się już od momentu jego uruchomienia.
- Z naszych rozwiązań, od blisko 5 lat korzysta kilkaset przedsiębiorstw i instytucji w Polsce. Nasze obserwacje i analizy, wskazują że średni czas zwrotu z inwestycji w rozwiązania z zakresu wspomagania obiegu dokumentów zwracają się w ciągu 6 do 12 miesięcy.
- Jeżeli funkcjonalności standardowego E-Archiwum nie w pełni zaspokajają Państwa potrzeby, to deklarujemy gotowość do realizacji indywidualnego projektu którego przedmiotem będzie wytworzenie dedykowanego rozwiązania.
Przechowywanie i niszczenie dokumentów
Jako opcja istnieje możliwość skorzystania z usługi przechowywania i niszczenia dokumentów. Kartony przesyłane są do fizycznego archiwum za sprawą kuriera, gdzie są przechowywane w odpowiednich (spełniających warunki przechowywania dokumentów) magazynach.
Możliwe jest dokonywanie kopii zapasowych, porządkowania dokumentów, niszczenia oraz wglądu (zarówno drogą elektroniczną jak i osobiście) w powierzone dokumenty.
Koszt takiej usługi wynosi 5zł za metr bieżący.
Więcej informacji...
Jeśli interesuje Państwa więcej informacji proszę o wypełnienie po prawej stronie zamówienia demo.
Nasz konsultant skontaktuje się z Państwem prześle niezbędne materiały i o ile to możliwe udostępni dostęp do wersji demonstracyjnych naszych narzędzi bądź umówi się na prezentację. Zapraszam.
